4 tips om meer grip op je planning en to-dolijst te krijgen als creatieve ondernemer

Hoi! Dit is een gastblog van Isabelle Draaijer van BellePlan. Onderaan deze blog lees je meer over Isabelle.

Als creatieve ondernemer herken je dit ongetwijfeld. Je creativiteit komt op de raarste momenten naar boven en wanneer je het juist nodig hebt dan is het er niet. Terwijl je je weer helemaal uitleeft in je creatieve moment blijft het andere werk liggen met als gevolg weer meer uren werken dan je van tevoren had gepland.

Story time. Ik zat in 6 vwo en was druk bezig met mijn Engels luistertoets toen ik opeens een briljant idee kreeg voor mijn tentamenopdracht voor Tekenen. Hoewel ik totaal met wat anders bezig was moest ik mijn idee wel kwijt want anders was het weg en zou het niet meer terugkomen. Dat wist ik, dus ik tekende snel achter op mijn antwoordenblad een schets en na 3 vragen te hebben gemist ging ik verder met mijn luistertoets. Uiteindelijk leverde de uitwerking van die schets mij een 9 op en gelukkig had ik voor mijn luistertoets alsnog een 8.

Creatieve momenten lijken je vaak te ‘overkomen’, dan is het wel zo fijn als je daar ook ruimte en tijd voor hebt in je agenda en in je planning. Want je wilt er nu mee aan de slag.

Vaak denken we dat we productiviteit en creativiteit los van elkaar moeten zien. Het zijn elkaars tegenpolen, maar niets is minder waar. Wat je nodig hebt is een planning die voor jou werkt zodat je de vrijheid hebt om die creatieve momenten te benutten.

1.Werk slimmer, niet harder.

Het klinkt als een cliché, maar het is echt zo. Ik pas het graag toe in met name mijn planning. Probeer niet om zoveel mogelijk taken in je dag te proppen en nog sneller te leren typen en geen pauzes te nemen om zo toch die eindeloze to-dolijst af te krijgen. Dat werkt niet.

Wat wel werkt is je werk efficiënter te doen en op de momenten te doen dat je in de juiste energie zit. Het begint dus bij heel goed weten hoe jij je werk doet. Welke taken heb je allemaal en wanneer doe je deze taken? Hoe vaak wissel je van taak?

Inzicht in weten hoe jij je werk doet is daarbij cruciaal. Daarbij is alleen het meten van je tijd niet genoeg. Vele business coaches zullen zeggen dat je je tijd moet gaan meten met een app als Toggl. Dit is an sich niet verkeerd, maar het geeft je maar een deel van het verhaal.

Wat je ook moet meten is je energieniveau en je stemming. Hoe voel je je bij een bepaalde taak?

Alles heeft namelijk verband met elkaar en op het moment dat je hier inzicht in hebt kan je je dagen veel beter plannen. Dan weet je wat de beste tijd is om klantgesprekken te hebben of om je content te maken voor Social Media. Of juist je administratie te doen.

Ga meten en maak gebruik van je energieniveaus daar waar kan. Je zult merken dat je werk dan een stuk makkelijker gaat.

Als je weet wat je allemaal aan taken doet kan je gaan kijken naar hoe je werkt.

Welke stappen onderneem je allemaal bij bijvoorbeeld het onboarden van een nieuwe klant of het lanceren van een nieuw product in je webshop. Schrijf het eens uit en kijk dan wat zou nou handiger zijn. Maak hierbij vooral gebruik van sjablonen.

Zo creëer je efficiëntere werkprocessen omdat je onnodige stappen eruit haalt en taken die elke keer weer terugkomen, daar hoef je alleen maar de copy/paste te doen.

2. Wat zijn je echte prioriteiten

Een ellenlange to-dolijst is niet het antwoord. Elke dag weer een lijstje maken met taken die je hoopt dat je vandaag afkrijgt. Ook niet. Een to-dolijst is namelijk nooit af. Het is constant in beweging. Er gaan taken af, maar er komen ook weer taken bij.

Dus zorg dat je heel helder hebt wat echt je prioriteiten zijn. Dat heeft uiteraard te maken met je doelen. Waar wil je heen en wat moet je daarvoor doen om daar te komen vanaf de plek waar je nu staat?

Je kan niet alles tegelijk doen. Zorg dat je weet wat er echt toe doet, want je hebt maar beperkte tijd. Dus, bij alle taken die je vandaag op je to-dolijst hebt gezet, weeg ze eens tegen elkaar af.

Dit is een goede oefening hiervoor.

Schrijf ze eens allemaal op een post-it en pak er 1 van de stapel. Die leg je midden op tafel. Dan pak je de volgende post-it. Vraag jezelf af: “Is deze belangrijker of minder belangrijk dan die in het midden ligt?”

Minder belangrijk, dan leg je de taak onderaan de tafel. Belangrijker? Dan leg je de taak bovenaan de tafel. Zo werk je de hele stapel af. Aan het einde leg je alle post-its die onderaan de tafel liggen aan de kant, die zijn voor nu niet belangrijk.

Heb je nu meerdere taken bovenaan de tafel liggen. Dan pak je die stapel en herhaalt dit proces. Net zolang je tot je 1 taak hebt. Dit is de taak met de meeste prioriteit.

Deze oefening leert je om echt taken een bepaalde prioriteit mee te geven, want taken hebben niet dezelfde prioriteit.

3.Werk met routines

Ik zei vroeger altijd dat ik niet hield van routines, maar dat is niet waar. Ik hou van routines, ik hou er alleen niet van om constant hetzelfde werk te doen. Als multi-passionate heb ik veel dingen waar ik heel blij van word. Daar wil ik dan de tijd voor hebben.

Routines helpen mij hierbij. Een routine is niets anders dan dat je een bepaalde taak altijd op dezelfde manier uitvoert en het liefst ook op hetzelfde moment.

Waarom is dat nou zo fijn? Wij mensen zijn gewoontedieren. We functioneren echt heel erg goed als we dingen altijd op dezelfde manier doen. Dan hebben we namelijk minder breincapaciteit nodig, want we weten precies hoe we het moeten doen.

Weet jij precies hoe jij je tanden poetst? Dikke kans van niet. Dat hebben we ons van kleins af aan aangeleerd en nu gaat het op automatische piloot, op routine.

Hetzelfde geldt voor je werk. Hoe meer jij je werkwijze in routines kunt gieten hoe beter het is voor het werk waar geen routines voor zijn. Je creatieve momenten.

Routines gelden ook voor je planning. Hoe meer jij taken op altijd dezelfde momenten doet, hoe meer jouw brein op dat moment ook aan gaat voor die specifieke taken. Zo werk ik op de maandag altijd aan mijn content. In het begin ging dat stroef en het duurde lang. Nu weet ik op maandag schrijf ik mijn content en zit ik dus zodra ik achter mijn bureau ga zitten in die modus.

Onder routines vallen ook: wanneer neem ik pauze, wanneer ga ik sporten. Zet ook dit in je planning. Als je dat niet doet, dan komt het er niet van.

Eén van de routines die heel erg goed werken voor je focus en flow zijn themadagen. Wat is een themadag? Een dag waarop je dezelfde type werkzaamheden doet. Zoals bij mij maandag = contentdag. Maar ook dinsdag = klantdag.

Het voordeel van themadagen is dat je niet de hele tijd je focus hoeft te switchen want je blijft aan dezelfde type taken werken. Hoe vaker je namelijk switch tussen type taken hoe meer je focus afneemt. Na 17x switchen heb je 49% minder focus. Dat is best veel.

Minder focus betekent weer dat je langer over je werk doet of je maakt eerder fouten waardoor je deze weer moet herstellen. Ook dat kost tijd.

4.Braindump

Waar ik destijds op de achterkant van mijn antwoordenformulier snel een schets maakte, heb ik daar tegenwoordig een andere plek voor.

Mijn brainddump plek. Of beter gezegd plekken. Een braindump plek is een plek waar je snel even je gedachtes kunt opschrijven, tekenen, inspreken of typt.

Waarom is dit nu zo belangrijk? Als je een briljant idee hebt en je denkt dat je dat wel gaat onthouden dan heb je het mis. 9 van de 10 keer ben je het kwijt, wat natuurlijk ongelooflijk zonde is. Dus is het noodzakelijk dat je het ergens neerzet.

Daar kan je van alles voor gebruiken. Ik heb in mijn Notion Business Board een speciale plek voor mijn braindump. Daarnaast heb ik uiteraard ook gewoon pen en papier en maak ik vaak gebruik van mijn dictafoon als ik onderweg ben en ik even niet kan schrijven.

De kunst is wel om je braindump zo te maken dat je daarmee later nog aan de slag kan. Dat je dan nog weet wat je ermee bedoelde. Dat is oefening, gewoon heel vaak doen en dan vind je vanzelf de structuur van wat je wel en niet op hoeft te schrijven.

Het allerbelangrijkste is echter niet het noteren van je braindump, maar het verwerken van je braindump. Wat bedoel ik hiermee?

Dat je dagelijks je braindump verzameld en die op de juiste plek bewaard. Zo raak je ze nooit kwijt. Dus zet het in de tool waar jij je to-dolijst bijhoudt. Of zet die aantekening over je klant in je CRM-systeem. Of zet het content idee wat je had in je content kalender.

Zorg dat je hier een routine van maakt en helder hebt waar je welke informatie bewaard. Dan hoef je later niet meer te zoeken waar je het ook alweer had opgeschreven.

Het allerbelangrijkste voor je business is om het in te richten wat voor jou werkt. Zodat je niet een eindeloze to-dolijst hebt waar je dagelijks tegenaan hikt of inefficiënte processen hebt die je veel tijd kosten. Het begint bij weten hoe je het nu doet.

Dus ga meten, analyseren, aanpassen, experimenteren, reflecteren en repeat.

Weg met geen focus en geen tijd en het gevoel dat je niet productief kunt zijn en ook creatief. Met deze tips creëer je die ruimte in je planning om beide te hebben. Zodat jij die creatieve en productieve ondernemer kunt zijn die in je zit. Zonder dat jij je daarbij in allerlei bochten hoeft te wringen.

Vind je het leuk om meer tips rondom planning, productiviteit, handige tooling en tijd besparen je krijgen, vergeet dan niet Isabelle te volgen op LinkedIn of Instagram

Dit is een gasblog van Isabelle Draaijer van Belle Plan.

Ik woon in Den Haag met mijn 2 katten Elphie en Hobbes.

Mijn grootste hobby is theatermaker. Dat doe ik als zanger/performer maar ook als productieleider.

Verder hou ik van klussen in huis.  Er is altijd wel iets wat ik graag wil veranderen. 

Isabelle Draaijer

planning en productiviteitexpert, Belle Plan